Se hai un sito web, anche solo un blog personale o una semplice landing page potresti essere soggetto alle normative sulla privacy. È una delle prime cose che chiunque lavori nel digitale ti dirà, ed è anche una delle prime cose che chiunque abbia un sito tende a sottovalutare.
Tra GDPR, Privacy, linee guida del Garante, Consent Mode di Google e accessibilità digitale, mantenere la conformità di un sito è diventato un lavoro continuo.
Iubenda è uno degli strumenti più diffusi per gestire tutta questa complessità in modo automatizzato.
In questa guida ti spieghiamo, in modo chiaro, che cos’è Iubenda, a che cosa serve, come funziona e quando ha senso usarla.
Prima di tutto: di cosa stiamo parlando?
Per capire a cosa serve Iubenda, è utile chiarire alcune parole che ricorreranno nell’articolo.
Dati personali: sono tutte le informazioni che permettono di identificare una persona. Il nome, l’email, il numero di telefono, ma anche cose meno ovvie come l’indirizzo IP del computer o le abitudini di navigazione su un sito.
Privacy Policy: è il documento, di solito linkato in fondo a ogni sito, in cui il proprietario del sito spiega quali dati raccoglie sui visitatori, perché li raccoglie e cosa ci fa. Per legge è obbligatorio averla.
Cookie: sono piccoli file che i siti web salvano sul dispositivo di chi li visita. Alcuni servono al funzionamento del sito (per esempio, ricordare cosa hai messo nel carrello), altri servono a tracciare i comportamenti dell’utente per scopi pubblicitari o statistici. Quelli del secondo tipo richiedono il consenso esplicito.
GDPR: è il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, la legge europea che dal 2018 stabilisce come si devono trattare i dati personali. Si applica a chiunque abbia un sito o un’app rivolti a utenti europei, anche se l’azienda ha sede fuori dall’Europa.
Consenso: è l’autorizzazione che l’utente deve dare prima che certi dati vengano trattati o certi cookie vengano installati. Per essere valido, deve essere libero, specifico, informato e dimostrabile.
Che cos’è Iubenda?
Iubenda è una piattaforma online per la compliance legale di siti web, app ed ecommerce. In altre parole, è uno strumento che ti aiuta a rispettare le leggi sulla privacy e sulla protezione dei dati senza dover essere un avvocato e senza dover scrivere a mano documenti complessi.
Quando ti registri su Iubenda, accedi a una dashboard da cui puoi:
- generare i documenti legali del tuo sito (Privacy Policy, Cookie Policy, Termini e Condizioni)
- creare e personalizzare il banner sul consenso dei cookie
- raccogliere e archiviare i consensi degli utenti
- mantenere tutto aggiornato automaticamente quando le normative cambiano
L’azienda è stata fondata in Italia ed è cresciuta fino a diventare una delle realtà più riconosciute in Europa nel settore della compliance digitale.
Iubenda dichiara di servire oltre 150.000 aziende in più di 100 paesi, ed è una delle Consent Management Platform (CMP) ufficialmente certificate da Google.
Una piattaforma sviluppata da avvocati
Una caratteristica che distingue Iubenda dalla maggior parte dei suoi concorrenti è che i documenti legali generati sono redatti da un team interno di avvocati. Non sono template scaricati da Internet né testi prodotti da un’intelligenza artificiale: sono documenti giuridicamente validati, adattati al contesto normativo del paese in cui il sito opera, e aggiornati ogni volta che cambia qualcosa.
Questo è il punto centrale della proposta di valore di Iubenda: non vendere un documento, ma garantirne il mantenimento nel tempo.
A che cosa serve Iubenda?
Le funzioni principali di Iubenda coprono i quattro adempimenti privacy che riguardano qualunque sito web professionale.
1. Generare e aggiornare la Privacy Policy
La Privacy Policy è il documento in cui si dichiara quali dati personali vengono raccolti dagli utenti del sito, come vengono trattati, per quali finalità e con quali strumenti. È obbligatoria per qualunque sito che raccolga dati, anche solo l’indirizzo email tramite un form di contatto.
Con Iubenda, generare una Privacy Policy significa:
- selezionare i servizi terzi che usi sul sito (Google Analytics, Meta Pixel, Mailchimp, Stripe, ecc.) da un catalogo di oltre 1.700 voci preimpostate
- inserire i dati del titolare del trattamento (chi sei, dove hai sede, come ti possono contattare)
- ottenere automaticamente un documento legale valido, in italiano e in altre 26 lingue
Se in futuro uno dei servizi cambia le proprie pratiche di trattamento dati, o se il Garante emana nuove linee guida, Iubenda aggiorna automaticamente la policy senza che tu debba intervenire.
2. Gestire il banner cookie e i consensi
Dal 2021 le linee guida del Garante della Privacy italiano sono diventate molto più rigorose sulla gestione dei cookie. Non basta più mostrare un banner generico: serve un sistema che permetta all’utente di scegliere in modo granulare quali cookie accettare, che blocchi preventivamente i cookie non strettamente tecnici, e che archivi le scelte dell’utente in modo dimostrabile.
Iubenda fa tutto questo attraverso un modulo chiamato Cookie Solution, che si occupa di:
- mostrare il banner al primo accesso dell’utente
- permettere la scelta granulare per categoria (cookie tecnici, di profilazione, di analisi, ecc.)
- bloccare i cookie di terze parti finché l’utente non ha dato il consenso
- integrarsi con il Google Consent Mode v2, sistema introdotto da Google nel 2024 che è ormai obbligatorio per chi fa pubblicità con Google Ads o usa Google Analytics in Europa
In pratica: senza una soluzione come questa, le tue eventuali campagne pubblicitarie su Google potrebbero smettere di funzionare correttamente.
Ecco un piccolo glossario dei termini tecnici che incontrerai parlando di banner cookie:
- CMP (Consent Management Platform): una piattaforma che gestisce la raccolta dei consensi sui cookie. Iubenda è una CMP certificata da Google.
- Consent Mode v2: una tecnologia di Google che adatta il comportamento dei suoi servizi (Analytics, Ads) in base al consenso dell’utente. Senza un’implementazione corretta del Consent Mode v2, le campagne pubblicitarie possono essere bloccate o avere performance degradate.
- Blocco preventivo: il principio per cui i cookie non tecnici devono essere bloccati finché l’utente non ha dato il consenso esplicito.
3. Archiviare i consensi (Consent Database)
Il GDPR non chiede solo di raccogliere il consenso degli utenti: chiede anche di poterlo dimostrare in caso di controllo. Iubenda registra ogni risposta data al banner cookie o ai form del sito (data, ora, scelta dell’utente) e la conserva in un archivio dedicato.
Iubenda offre un Consent Database che archivia in modo centralizzato e tracciabile tutti i consensi raccolti, sia dal banner cookie sia da form di contatto, registrazioni, iscrizioni alla newsletter. In caso di controllo del Garante, hai l’evidenza necessaria a dimostrare la conformità.
4. Generare Termini e Condizioni
Se il sito è un negozio online, una piattaforma con utenti registrati o un servizio in abbonamento, oltre alla Privacy Policy potrebbe servire anche un documento che spieghi le regole d’uso del servizio: i Termini e Condizioni. Iubenda li genera con lo stesso meccanismo della Privacy Policy.
Come funziona in pratica?
Adottare Iubenda su un sito significa, in sostanza, fare cinque cose:
- Registrarsi sulla piattaforma e creare un nuovo “progetto”, indicando l’indirizzo del sito
- Inserire i dati dell’azienda (chi è il titolare del trattamento, dove ha sede, come può essere contattato per questioni di privacy)
- Selezionare gli strumenti che usi sul sito scegliendoli da un catalogo già pronto (Google Analytics, Facebook Pixel, Mailchimp, e così via — ce ne sono migliaia preconfigurati)
- Personalizzare l’aspetto e le caratteristiche del banner cookie (colori, posizione, testi)
- Inserire un piccolo codice nel sito per attivare tutto. Per chi usa WordPress come CMS esiste anche un’estensione ufficiale (plugin) che fa il collegamento in modo automatico.
Da qui in avanti, Iubenda lavora in background. Quando le leggi cambiano o quando uno degli strumenti che usi modifica le sue politiche, i documenti vengono aggiornati senza che tu debba intervenire.
Quanto costa Iubenda?
Iubenda è gratis?
Iubenda offre un piano gratuito che permette di generare una Privacy Policy molto base, con poche funzioni e con il marchio “Powered by Iubenda” sempre visibile. Il piano gratuito non include elementi essenziali per la maggior parte dei siti professionali, come la gestione completa del banner cookie, la conservazione dei consensi e i Termini di servizio.
Per qualunque uso aziendale serio (un negozio online, un sito aziendale, un blog con newsletter) è praticamente sempre necessario un piano a pagamento.
I prezzi partono da pochi euro al mese per progetti semplici e crescono in base alle funzioni attivate.
Iubenda è affidabile?
Sì, e lo dimostrano alcuni elementi concreti:
- è sul mercato dal 2011 (oltre quattordici anni di attività)
- ha più di 150.000 aziende clienti dichiarate
- è entrata nel gruppo internazionale team.blue nel 2022, garanzia di solidità economica
- ha un team legale interno che redige e aggiorna i documenti
- è italiana: per le aziende che vogliono lavorare con un fornitore soggetto alle leggi europee, è un vantaggio non da poco
- è ufficialmente riconosciuta da Google come piattaforma certificata per la gestione dei consensi
Quando ha senso usare Iubenda?
Iubenda è la scelta giusta nella maggior parte dei casi. In particolare:
- se il sito raccoglie dati degli utenti (form di contatto, iscrizioni alla newsletter, registrazioni, acquisti), perché in tutti questi casi sei tenuto per legge a informare l’utente con una Privacy Policy corretta e a raccogliere il suo consenso in modo dimostrabile.
- se usi strumenti come Google Analytics, Facebook Pixel, sistemi di chat, software di email marketing, perché ognuno di questi strumenti tratta dati degli utenti e va dichiarato nei documenti legali con clausole specifiche, che Iubenda inserisce automaticamente.
- se fai pubblicità online con Google Ads o Meta (Facebook/Instagram), perché senza un sistema certificato di gestione dei consensi (Consent Mode v2) le campagne pubblicitarie possono perdere efficacia o smettere di tracciare correttamente le conversioni.
- se gestisci un sito multilingua rivolto a più paesi, perché Iubenda traduce e adatta automaticamente i documenti alle normative dei diversi mercati, evitando la traduzione manuale e il rischio di errori legali.
- se non hai un avvocato o un consulente privacy interno e vuoi un sistema che si aggiorni da solo, perché le normative cambiano spesso e mantenere i documenti aggiornati manualmente è un lavoro continuo che richiede competenze specifiche.
Iubenda invece non è necessaria se hai un sito puramente vetrina, senza nessun form, senza nessun cookie di terze parti, senza newsletter — caso oggi piuttosto raro.
Iubenda non basta da sola
C’è un punto importante che spesso viene frainteso. Iubenda non garantisce automaticamente che il tuo sito sia conforme alle normative.
La piattaforma genera documenti corretti sulla base di quello che le dichiari tu. Se in fase di configurazione ti dimentichi di indicare uno strumento che usi sul sito, per esempio una chat installata di recente, o un nuovo sistema di newsletter, la Privacy Policy non lo coprirà. E la responsabilità legale resta sul proprietario del sito, non su Iubenda.
Lo stesso vale per il banner dei cookie: se viene configurato in modo approssimativo (per esempio classificando come “tecnici” cookie che invece sono di profilazione, per ridurre i rifiuti degli utenti), il rischio di sanzioni resta elevato anche con Iubenda installata.
In sintesi: Iubenda è uno strumento eccellente, ma va configurata in modo consapevole. La differenza tra “Iubenda installata” e “Iubenda configurata correttamente” è grande, e in molti casi richiede competenze specifiche o l’aiuto di un professionista.
Domande frequenti
Iubenda è obbligatoria?
No. Quello che è obbligatorio è avere una Privacy Policy, un’informativa cookie e un sistema corretto di raccolta dei consensi. Iubenda è uno degli strumenti più diffusi per ottemperare a questi obblighi, ma esistono alternative.
Iubenda funziona con WordPress?
Sì. Esiste un’estensione (plugin) ufficiale per WordPress che semplifica molto l’installazione. È la modalità più rapida per chi usa questa piattaforma.
Quanto costa Iubenda?
I prezzi variano in base alle funzioni scelte e al traffico del sito. Si parte da pochi euro al mese per progetti semplici, mentre i piani per aziende più strutturate possono superare i 900 euro all’anno.
Posso configurare Iubenda da solo?
Tecnicamente sì, seguendo la documentazione ufficiale. Per progetti professionali, soprattutto ecommerce o siti con campagne pubblicitarie attive, è però consigliato l’aiuto di un partner esperto, perché una configurazione approssimativa può lasciare il sito non conforme nonostante la presenza di Iubenda.
Iubenda copre il GDPR?
Sì, gli strumenti di Iubenda sono pensati per la conformità al GDPR. La conformità reale del sito però dipende anche da come la piattaforma viene configurata.
In sintesi
Iubenda è una piattaforma italiana che semplifica radicalmente uno dei problemi più complessi di chi gestisce un sito web: stare in regola con le leggi sulla privacy senza dover essere un avvocato.
Crea i documenti legali, gestisce i banner cookie, conserva i consensi degli utenti e mantiene tutto aggiornato nel tempo. È usata da centinaia di migliaia di aziende e per la maggior parte dei progetti digitali professionali è una scelta solida.
Lo strumento è molto buono, ma il risultato dipende da come viene configurato. Una configurazione superficiale può dare una falsa sensazione di sicurezza.
Gmg net è Gold Partner di Iubenda. Lo dichiariamo per trasparenza. Le informazioni di questo articolo sono basate sulla documentazione pubblica della piattaforma e sull’esperienza diretta del nostro team. Se ti serve una mano per configurare correttamente Iubenda sul tuo sito, contattaci.
